Archiwizacja akt i dokumentów – Wrocław, dolnośląskie

Prowadzenie jakiejkolwiek działalności generuje niezliczoną ilość dokumentacji. Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prawidłowego zarządzania nimi, co z czasem rodzi problemy związane z poprawnym archiwizowaniem akt i dokumentów lub też samym ich przechowywaniem. Nasza oferta umożliwia skupienie się na przepisowym opracowaniu wszystkich materiałów, co z kolei ułatwia ich dalszą obsługę pracownikom danego podmiotu.

Należące do naszego archiwum budynki znane z surowych wymogów bezpieczeństwa. Tylko upoważnieni pracownicy i użytkownicy będą mieli dostęp do zarchiwizowanych akt, a skuteczna ochrona przed klęskami żywiołowymi i pożarami gwarantuje pełne bezpieczeństwo dokumentów. Zasoby są oznaczane i kategoryzowane zgodnie z wcześniej ustalonymi kryteriami w celu łatwego dostępu i wyszukiwania. Dlatego kiedy klient zgłasza się do nas po nie, nie musi czekać godzinami aż pracownik znajdzie potrzebną dokumentację.

Archiwizacja akt to proces polegający na gromadzeniu, przetwarzaniu, porządkowaniu dokumentów należących do firmy. Każdy z nich musi być bowiem przechowywany przez określony czas. Jako firma doświadczona w tej kwestii oferujemy korzystne warunki współpracy, bezpieczną przestrzeń do przechowywania akt we Wrocławiu i gwarantujemy pewność, że nie dostaną się one w niepowołane ręce. Do najczęściej archiwizowanych akt należą:

• dokumenty ZUS,
• rozliczenia podatkowe,
• akta pracownicze,
• dokumenty z danymi osobowymi.

Jeśli zależy państwu na dyskrecji, bezpieczeństwie i oszczędności miejsca oraz pieniędzy, zachęcamy do współpracy z naszym archiwum.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Zastanawiacie się Państwo, na czym polega proces archiwizacji i z jakimi działaniami się wiąże? Nasza praca opiera się w takim przypadku na przeprowadzeniu kilku ważnych czynności. Pierwszym etapem jest zebranie wszystkich akt: osobowych, płacowych i innych, które są generowane w obsługiwanym przedsiębiorstwie. Dokonujemy ich pełnej klasyfikacji, oczywiście w oparciu o przepisy oraz wskazania Klienta. Wpływ na kwestię sposób archiwizacji dokumentów ma przede wszystkim ich charakter. Niektóre z nich już po pewnym czasie tracą moc prawną i mogą zostać poddane brakowaniu. Jednak w przypadku dokumentacji pracowniczej, która może w przyszłości służyć do naliczania świadczeń emerytalnych, czas jej przechowywania wynosi dziesięć lub aż pięćdziesiąt lat! Jasne określenie kategorii, do której należy każdy pojedynczy dokument stanowi zatem podstawę prawidłowo przeprowadzonej archiwizacji.

Zarchiwizowanie dokumentów polega także na nadaniu im odpowiednich oznaczeń. W ten sposób zostaną fizycznie pogrupowane, a ich rozróżnianie stanie się dużo prostsze. W zależności od zastosowanego systemu dokumentacja, którą można zniszczyć po wskazanym w przepisach czasie lub też zachować na dłużej, będzie wyraźnie wyróżniać się na tle całego archiwum.

Czy zastanawialiście się Państwo, dlaczego archiwizowanie dokumentów i akt jest naprawdę ważne? Ponieważ jednolity system nadaje ład najistotniejszym elementom dokumentacji, usprawniając wymianę informacji w firmie, jak i obieg poszczególnych pism, wniosków czy decyzji. Po posegregowaniu i uporządkowaniu dokumentów według spójnej metody (to jest z zastosowaniem takich samych zasad względem każdego dokumentu) dużo prostsza staje się także obsługa przechowywania akt w przyszłości.

Raz wdrożony system porządkowania może być bez obaw stosowany w przypadku opracowywania wszystkich nowych dokumentów – czy to generowanych samodzielnie, czy też wpływających z zewnątrz.